R, 9.12.2022
Börsi ja krüptoturu hinnad toob sinuni

WSJ: Oleks hoopis meili võinud saata. Ja kuidas veel koosolekuid paremaks teha

Artikli sisu pärineb partnerväljaandest The Wall Street Journal.
Kathryn Dill
, ajakirjanik, WSJ
WSJ: Oleks hoopis meili võinud saata. Ja kuidas veel koosolekuid paremaks teha
Facebook Messenger LinkedIn Twitter
Comments
Killuke Oregoni osariigi transpordiosakonna töökoosolekust 2020. aasta 10. augustil.
Killuke Oregoni osariigi transpordiosakonna töökoosolekust 2020. aasta 10. augustil. Foto: flickr.com
  • Hea koosolek on väike ja lühike. Ja seal ei heietata hetkeseisust

Koosolekuid vihati juba enne pandeemiat. Ja siis saabus Zoom ja sünnitas neid ohtrasti lisaks. Muutes nad tihti mõttetumaks ja kohutavalt kurnavaks.

Lõputud koosolekud ja kuidas-läheb?-sekkumised röövivad inimestelt aja, et asjadega tööpäeva lõpuks valmis saada. Aga kui neid vahele jätta, võidakse hakata arvama, et oled irdumas või ei hooli teistest.

«See on nagu mingisugune näole andmise vorm. Ma olen kohal! Ma olen tubli!» ütles koosolekunuhtluse kohta Rita J. King. King on konsultatsioonifirma Science House asepresident. Nad nõustavad nimekaid Fortune 100 firmasid ja aitavad tegevjuhatustel miitingumaaniast välja murda.

Kui King nõustamisprotsessi raames klientide kalendreid lahkab, leiab ta sealt kuhjuvaid, kattuvaid ja kokkujooksvaid koosolekuid. Ning analüüsiks ja sammude seadmiseks polegi tihtilugu aega eraldatud. Või kui on, siis vähe.

Kas on mõtet osaleda? Aruta endamisi hoolikalt läbi, mida sul seal koosolekul tegelikult anda oleks, või milliseid imelisi teadmisi sa sealt saaksid. Kui vastused veenvalt ei kõla, kustuta asi kalendrist, soovitab King. Alljärgnevalt veel viis viisi, kuidas alanud 2022. aastal paremaid koosolekuid pidada. Ja vähem.

Keegi ei peaks küsima: «Mis oli point?»

Igal koosolekul olgu selge eesmärk. Rumal oleks regulaarselt 40 töötajat kokku koguda, et igaüks siis oma hetkeseisust ülevaate annaks ja seejärel ülejäänud 39 ära kuulaks. Vaheraporti peaks esitama üks ühele, meilitsi või kandma tabelisse.

«Kes palju aega koosolekuid vaadates mööda saadab, on eksiteel,» ütles interaktiivsete veebikoosolekute jaoks tarkvara tarniva Owl Labsi tegevjuht Frank Weishaupt.

King on vajalikud koosolekud nelja lahtrisse jaganud. Õppimiskoosolekutel omandatakse teadmisi. Innovatsioonikoosolekutel genereeritakse ideid. Pühendumiskoosolekutel tehakse otsuseid. Ja joondumiskoosolekutel kaardistatakse eelseisev teelõik.

Igal liigil on oma eesmärk, nagu konkreetse probleemi lahendamine või elujõuliste mõtete väljasõelumine. Paljud bossid jätavad esimesed kolm koosolekuliiki vahele ning koguvad suuremaid seltskondi joondumiskoosolekutele, mis soovitud tulemusi ei saavuta.

«Sinna kutsutakse liiga palju inimesi, kuna varasemad sammud jäeti vahele,» ütles ta.

Harvenda nimekirja

Mida suurem koosolek, seda raskem on agendast kinni pidada ning inimesi «kaasas» hoida. Väiksematel koosolekutel saab spetsiifilisi probleeme sihikule võtta, selle asemel et passiivselt ülevaateid ette vuristada. Tihti on parem inimesed lahku lüüa, siis saab keegi ehk nelja silma all kolleegi konkreetsest kitsikusest välja aidata, ütles King.

Ta paneb ette, et enamik tiimikoosolekuid tuleks tühistada ning piirduda piisavalt sagedaste raportitega alluvatelt otse, et teiste aega mitte raisata. Mis veelgi tähtsam: ole selline boss, kellega inimesed julgevad ausalt ja avameelselt rääkida.

«Jõua inimestega niikaugele, et nad tunnevad end psühholoogiliselt turvaliselt, et tulla su juurde ja öelda, kui neil on mingi probleem ja nad abi vajavad,» ütles ta.

Koorijuhi konksud

Hea juht paneb paika peamised käitumisreeglid ning oskab koosolekut juhtida, ütles Microsofti asepresident Jared Spataro – ülemus peab koosolekul alati ohje käes hoidma.

«Me alati tõstame kätt. Me ootame oma märguandeid. Suur vahe on sees, kui normid paika panna,» sõnas Spataro.

Ta selgitas, et firmadel tuleb ülemustele hübriidkoosolekute aktiivjuhtimist õpetada, sest muidu kisub asi kohmakaks ning ekraani kaudu kaasalööjad hakkavad tähelepanu pärast tõmblema. Võib-olla on vaja ekstra aega võtta, et kaugtöötajad end kaasatuna tunneksid. Või panna reeglid paika, et küsimused tulevad esitluse lõpus, lisas ta.

Lobisege ka

Online-koosolekule sisselogimisel läheb kaotsi see konverentsiruumi sumin, mis inimesed alguses üles soojendab. Seetõttu oleks tark jätta natuke ruumi mitteametlikuks mõminaks, selgitas mõttetalgujuht Mark Curtis digiturundusfirmast Accenture Interactive.

Kui teil on pool tundi, et mingi otsus vastu võtta, siis võib paari kalli minuti tühjale-tähjale kulutamine tunduda tobe – kuid tegelikult lähevad niiviisi mõtted paremini liikuma.

«Inimesed tahaks olla midagi enamat, kui lihtsalt ekraanil [lõugu] liigutav lõust,» leiab ta.

Vaikus on kuldne

Mitte väga kauges tulevikus soovib nii mõnigi meta-kolleeg avatarina koosolekule potsatada. Nagu näitas Owl Labsi 2050 täisajaga USA töötegijat katnud küsitlus, oleks 56% neist huvitatud virtuaalsest reaalsusest ja hologrammidest kodust töötamise elavdamiseks.

Natuke vanamoelisem moodus kõigile kodutunde tagamiseks oleksid vaikusehetked, ütles Weishaupt.

«Pausid peavad olema,» toonitas tehnotegevjuht. Koosoleku juhataja peab kindlustama, et igaüks – kohal, eemal, kollanokk, veteran, introvert, ekstravert – võiks rahulikult järele mõelda, et mis see nüüd tähendab, mis just öeldi. Ning saaks ka oma arvamust avaldada.

Abiks võib olla selline seltsimees nagu Chat. Sageli kasutatakse teksti trükkimise võimalust vajadusel vestlust häirimata vaikselt lahkumiseks. Või et kellegagi vahepeal mingi teine jutt ära «rääkida». Aga tekstisõnumite vormis saab ka kõnelejat segamata oma sõna sekka öelda või lihtsalt reaalajas tagasisidet pakkuda.

«Mitte et igaüks rääkima peaks, aga igaüks peaks oma vaatenurka jagama,» usub King.

Näiteks paneb ta ette, et koosoleku juhataja esitab küsimuse, palub osalejatel eraldi vestluseakendes kirjalikult vastata, ning võtab seejärel vastused kokku. See on diskreetne viis kaasalöömiseks neile, kes võib-olla ei tihkaks teiste ees rääkida või oma mõtteid üldisesse vestlusse trükkida, nii et nimi taha tuleb.

Inglise keelest tõlkinud Urho Meister

Märksõnad
Tagasi üles